DokuTÁR

Elektronikus Dokumentum Kezelés

Léteznek olyan módszerek és eszközök, amik az irodavezetést egy magasabb szintre képesek emelni. Ezek közül mutatunk be egyet. Bővebb nevén az Elektronikus iratrendszerező és folyamatkezelő dokumentumtárat.

Problémák megoldása a Dokutár szofverével
Az iratkezelés teendői alól egyetlen cég sem bújhat ki. Csinálhatjuk profi módon, vagy felületesen.

Mindenkit érint

Egy vállalkozás sajnos nem működik adminisztráció és papírmunka nélkül. Számlák, szerződések, szállítólevelek, útnyilvántartások, önéletrajzok, adóbevallások, névjegykártyák, bevételi és kiadási bizonylatok, munkalapok, pénztárjelentések, árajánlatok, szabadságengedélyek, műszaki rajzok, vállalati fejlegyzések, jelenléti ívek, értékelések, munkaköri leírások, stb. A lista hatalmas.
Évek alatt rengetek hivatalos papír gyűlik össze. Ezek vagy a dolgozók irodáiban halmozódnak fel, vagy kikerülnek az irattárba, esetleg valaki fiókjában hevernek - többnyire kontrolálatlanul. Hiába vannak rendszerezve irattároló mappákban, mégis hosszadalmas belőlük egy konkrét adat visszakeresése.

Gyakori problémák

Gyakorta nem találjuk amit keresünk. Néha kulcsfontosságú információk kallódnak el.

Hiába rendszerezi valaki a papírokat, egy irat, információ előkeresése mégis hosszadalmas folyamatokat jelenthet - vagy meg sem találjuk (időben). Ez akár konkrétan veszteséget vagy büntetést is okozhat. Még ha meg is találjuk amit keresünk, a felkutatásukkal időnként csak növekszik a felfordulás. Időt emészt fel, és a munkaóra = pénz. Közben a fontos feladatok csúsznak. Növekszik a munkahelyi stressz. Összességében csökken a hatékonyság és romlik a morál.
Mindemellet nem biztos hogy tudjuk, melyik dokumentum tartalmazza a keresett információt. A papírok egy része a könyvelőnél van, másik része az irattárban, harmadik a főnök szekrényében, stb. Nem egy helyen tárolódnak, nem áttekinthetőek, nem rákereshetők, megrongálódhatnak. Ellenőrzésük olykor elmarad, engedélyezésük döcögős, a felelősség kérdése vitákat válthat ki. Az iratkezelés nehézségei, több probléma okozói, mint gondolnánk.

Lehetőségek

>> Beletörődünk, hogy ez már csak így van.
>> Bevezetünk egy komplett vállaltirányítási rendszert, ami egyes vállalatok esetében olyan, mintha ágyúval lőnénk verébre.
>> Célirányosan kezeljük a problémát, a testreszabható Dokutár használatával.

Javaslatunk

A fenti problémákra megoldást jelenthet az Elektronikus Dokumentum Kezelés. A papírokat alap szinten kategorizáljuk és feldolgozzuk a Dokutár rendszerében. A szoftver kezel minden feladatot az iratok használatával és archiválásával kapcsolatban. Biztonságos környezetben működik. Automatikusan kiküszöböli a kapcsolódó problémák döntő többségét anélkül, hogy felesleges vállalásokkal túlterheltséget okozna egyes munkakörökben.

A javaslatunkat képező szoftver főbb jellemzői és előnyei a következők:
Dokutár nyitólapja Dokutár kisképernyős nyitólapja

Jellemzői:

Előnyei:

 
 
A szofver használatával kapcsolatban részleteket itt talál.
 

Próbálja ki a rendszert egy hónapig díjmentesen, kötelezettségek nélkül, egy szimpla regisztrációval.


Kipróbálom